Direction
La Direction est présidée par le secrétaire général de l’Assemblée fédérale. Ses autres membres sont le secrétaire général adjoint de l’Assemblée fédérale – qui est également secrétaire du Conseil des Etats –, le chef du secteur Ressources, sécurité et logistique, le chef du secteur Relations internationales et langues, le chef des Services scientifiques ainsi que le chef du secteur Information et communication.
La Direction assiste le secrétaire général, notamment dans le cadre des missions suivantes:
- gérer les Services du Parlement;
- mettre en œuvre la politique du personnel et gérer l’utilisation des ressources;
- établir le plan financier, le budget et les comptes à l’intention de la Délégation administrative;
- rendre compte de sa gestion au Préposé à la Délégation administrative.
Secrétariat général
Secrétariat du Conseil national, du Conseil des Etats et de l’Assemblée fédérale
Les secrétariats assistent notamment le président, le bureau et le collège présidentiel de chaque conseil dans l’exercice de leurs attributions. Le secrétariat du Conseil national assiste également la Conférence de coordination (qui regroupe les bureaux des deux conseils).
Les secrétariats sont notamment chargés:
- d’établir le programme des sessions et de fixer l’ordre du jour des conseils;
- de préparer les dossiers des délibérations du conseil à l’intention du président;
- de conseiller le président, le bureau ou les vice-présidents en ce qui concerne la procédure;
- de préparer les votes et les élections;
- d’assurer la préparation technique, organisationnelle et administrative des travaux du bureau et de la Conférence de coordination;
- de dépouiller et de rédiger la correspondance du président du conseil;
- de tenir l’agenda du président ainsi que de planifier et d’organiser les manifestations du conseil.
Secrétariat central
Le Secrétariat central est chargé:
- de préparer les sessions, notamment en assurant la mise à disposition des documents de travail nécessaires aux débats et en traitant les propositions et interventions ayant été déposées;
- d’assurer l’enregistrement des objets;
- d’assurer la transmission des dossiers entre les conseils, d’une part, et entre l’Assemblée fédérale, le gouvernement et l’administration fédérale, d’autre part;
- de communiquer les renseignements souhaités aux services administratifs et au public sur les objets traités par l’Assemblée fédérale.
Le Service d’information et de communication…
…est le trait d’union entre le Parlement d’une part et les médias et le public de l’autre. Le Service d’information est chargé d’organiser et de coordonner l’information sur les travaux du Parlement et de ses organes. Il conseille les députés, les organes parlementaires et la Direction des Services du Parlement sur les questions relatives à l’information et aux médias en général. Il assure en outre le contact avec les journalistes accrédités au Palais du Parlement et avec les médias en général.
Le Service des relations avec le public réalise les supports d’information sur le Parlement, organise les différentes manifestations au Palais du Parlement et assure, conjointement avec la Chancellerie fédérale, de la gestion du Forum politique de la Confédération.
Le Service Internet gère le site Internet du Parlement (www.parlement.ch), disponible en quatre langues (allemand, français, italien et anglais). Ce service propose des informations mises à jour quotidiennement sur le fonctionnement du Parlement et de ses organes, sur les objets traités ainsi que sur les parlementaires. Pendant les sessions, il assure en outre une retransmission audiovisuelle des débats. Enfin, il propose des dossiers sur les principaux objets traités ainsi qu’une plate-forme interactive d’instruction civique (CiviCampus).
Le Service juridique…
…fournit des conseils et des informations en ce qui concerne les questions de droit parlementaire. Il renseigne notamment les présidents des conseils, les bureaux, les commissions et la Direction sur l’application du droit parlementaire.
Le Secrétariat des commissions et délégations de surveillance…
…gère le travail des Commissions des finances et des Commissions de gestion des deux conseils, qui sont chargées de surveiller les activités du gouvernement et de l’administration. La Délégation de surveillance de la NLFA exerce quant à elle la haute surveillance parlementaire sur les finances et le transit alpin, tandis que le Contrôle parlementaire de l’administration (CPA) est le centre de compétences de l’Assemblée fédérale en matière d’évaluations.
Les Services scientifiques
Le Service des commissions
Les secrétariats des commissions législatives, à l’exception du secrétariat de la CPE, forment le Service des commissions, chargé:
- de planifier les travaux des commissions;
- de fournir une assistance technique, organisationnelle et administrative aux commissions et de préparer leurs travaux;
- de conseiller les commissions et leur président pour toutes les questions touchant au Parlement, notamment en matière de procédure et de compétences;
- de fournir des renseignements de fond aux tiers;
- d’élaborer des projets de rapport et des projets d’acte;
- de traiter et de transmettre, sous forme écrite et orale, les décisions des commissions;
- d’assister les commissions dans leur tâche d’information du public;
- de contrôler la conformité des procès-verbaux;
- d’archiver les dossiers des commissions.
Le Service du Bulletin officiel…
...est chargé de publier les procès-verbaux du Conseil national et du Conseil des Etats (soit quelque 15 000 pages A4 par an), de rédiger les procès-verbaux de toutes les commissions parlementaires à l’exception des Commissions de gestion (ce qui représente, là aussi, environ 15 000 pages A4 par an), et de contrôler la qualité des textes publiés dans Curia Vista (soit des 2000 interventions personnelles déposées chaque année et des nombreux rapports de commission).
Le Service de documentation et la Bibliothèque du Parlement…
…ont pour tâche de mettre à la disposition de leurs usagers – députés, groupes et organes des Services du Parlement – les informations et les documents dont ces derniers ont besoin. En outre, ils apportent un soutien aux utilisateurs pour ce qui est de l’analyse et de la recherche documentaires; ils proposent notamment conseils individuels et formations pour l’interrogation de sources de données aussi bien internes (Curia Vista, banque de données recensant les articles de presse, catalogue de la bibliothèque) qu’externes.
En outre, le Service de documentation et la Bibliothèque du Parlement collectent des publications portant sur tous les domaines de la politique, en particulier les institutions politiques, le droit, la politique extérieure et l’histoire du Parlement. Ils consacrent une part importante de leur activité au recensement de publications de toute nature qui sont publiées par l’Assemblée fédérale, l’administration, des groupes d’experts ou d’autres institutions, mais qui ne sont pas disponibles en librairie.
Relations internationales et langues
Le Service des relations internationales…
…regroupe le secrétariat des Commissions de politique extérieure (CPE), les secrétariats des délégations auprès de l’Association Européenne de Libre-Echange (AELE) – à noter que la délégation auprès de l’AELE est également chargée des relations avec le Parlement européen –, auprès de l’Union interparlementaire (UIP), auprès de l’Assemblée parlementaire de la Francophonie (APF), auprès de l’Assemblée parlementaire de l’Organisation pour la sécurité et la coopération en Europe (AP-OSCE) et auprès de l’Assemblée parlementaire du Conseil de l’Europe (AP-CdE), ainsi que les secrétariats des délégations chargées des relations avec les parlements des Etats limitrophes.
Il prépare les visites à l’étranger des présidents des chambres et des délégations nommées par les bureaux dans le cadre des échanges bilatéraux, ainsi que les visites en Suisse des présidents et des délégations des parlements étrangers. Il est également compétent pour les questions protocolaires (réception de personnalités étrangères et d’ambassadeurs).
Le Service linguistique…
…exécute notamment la traduction de documents (rapports ou autres) destinés au Parlement ou aux Services du Parlement, et qui lui sont confiés par les conseils, leurs commissions et délégations, ou par les Services du Parlement.
Le Secrétariat de langue italienne…
…prépare, dans cette langue, les documents concernant tous les domaines spécialisés, les publie et exécute des travaux de secrétariat.
Le Service d’interprétation…
…assure la traduction simultanée des débats durant les séances de l’Assemblée fédérale (Chambres réunies) et celles du Conseil national. La traduction se fait à partir et en direction des trois langues officielles (allemand, français, italien). Si nécessaire, les interprètes assurent également, aux conditions prévues par leur contrat de travail, la traduction orale durant les séances de commission ou à l’occasion de manifestations extra-parlementaires.
Ressources, sécurité et logistique
Le Service du personnel…
…a pour mission de définir la politique du personnel et d’en assurer la mise en œuvre. Dans cette optique, il planifie tout ce qui a trait aux questions de personnel, assure la gestion du personnel et joue un rôle central pour toutes les questions en rapport avec le développement de l’organisation. Enfin, il assiste et conseille la Direction et les cadres pour ce qui est de la formation continue et du développement de leurs collaborateurs.
Le service Finances et voyages…
…est chargé de préparer et de gérer le budget des chambres, de s’occuper de la comptabilité et du contrôle de gestion. Il gère en outre le décompte et le versement des indemnités parlementaires, ainsi que les questions relatives aux prestations de prévoyance des députés. Enfin, il organise les déplacements officiels des députés et des collaborateurs des Services du Parlement.
Le service Sécurité et infrastructure…
…définit la politique de sécurité des Services du Parlement et la met en œuvre. Il est également responsable de toutes les questions concernant le bâtiment du Parlement et la gestion des locaux utilisés par l’Assemblée fédérale et ses organes.
Le service Informatique et technologies nouvelles…
…est chargé de l’installation, du fonctionnement et de la maintenance de l’ensemble des équipements informatiques des Services du Parlement et des secrétariats des groupes parlementaires. Il fournit également un équipement informatique personnel à chaque député.
L’unité Exploitation et service des huissiers…
…réserve les locaux nécessaires aux réunions des conseils, des commissions et des groupes ; elle est en outre chargée de photocopier, de distribuer et d’expédier les documents de travail et autres imprimés aux conseils, aux commissions et aux parlementaires. A noter encore qu’elle est à leur disposition pendant toute la durée des séances. Enfin, ils accompagnent les présidents des Conseils lors des manifestations publiques.
La Cellule intégration informatique et gestion de projets…
…est chargée de réaliser des projets dans les domaines relatifs à l’infrastructure, à la sécurité, à la gestion et à l’archivage des documents ainsi qu’au système Extranet.
Sa mission comprend la gestion des projets et l’exploitation du côté utilisateurs ainsi que la coordination avec les Services du Parlement, l’administration fédérale et les fournisseurs.