​1. Généralités

1.1 Prérequis

Formation requise

Pour tous les profils:

  • Certificat de fin de scolarité obligatoire (degré secondaire I)
  • Attestation de dactylographie

Profil B (formation de base)

Vous avez obtenu de bonnes notes en section générale, à l’école secondaire section B et, après l’orientation, également à l’école secondaire niveau G (mathématiques et allemand niveau M). Vous aimez les tâches administratives ainsi que les tâches d’exécution dans le domaine de la bureautique. Vous êtes disposé à apprendre une langue étrangère.

Profil E (formation élargie)

Vous avez obtenu de bonnes notes à l’école secondaire section A ou, après l’orientation, à l’école secondaire niveau E (mathématiques et allemand niveau M ou E). Vous témoignez de l’intérêt pour les questions économiques et les tâches complexes. Vous possédez une bonne capacité d’analyse, savez travailler de manière autonome et faites preuve d’esprit d’initiative. Vous êtes prêt à apprendre deux langues étrangères.

Profil M (formation élargie avec maturité professionnelle)

Vous avez obtenu d’excellentes notes à l’école secondaire section A ou, après l’orientation, à l’école secondaire niveau E (mathématiques et allemand niveau E). En plus de satisfaire aux exigences requises pour la formation élargie, vous appréciez les branches générales à l’école professionnelle, vous êtes résistant au stress et vos méthodes de travail et d’apprentissage sont efficaces.

Exigences:

  • Témoigner de l’intérêt pour les tâches commerciales
  • Avoir une bonne capacité d’analyse
  • Posséder une bonne capacité de synthèse et de mise en perspective
  • Etre à l’aise dans la communication orale et écrite
  • Aimer les contacts
  • Avoir de l’entregent
  • Savoir faire preuve de discrétion
  • Etre doté de bonnes compétences organisationnelles
  • Avoir le goût des chiffres
  • Avoir un sens aigu des responsabilités
  • Avoir un comportement orienté clients
  • Aimer travailler à l’ordinateur
  • Posséder des compétences en langues étrangères

1.2 Formation

Ecole professionnelle

  • 1re/2e année d’apprentissage: 2 jours par semaine
  • 3e année d’apprentissage : 1 jour par semaine / avec maturité professionnelle (MP 1) 2 jours

Cours interentreprises

  • 5 jours par semestre
  • 2 contrôles de compétence et une procédure de qualification (= 3 notes aux cours interentreprises)

Durée

3 ans

Diplôme

  • Certificat fédéral de capacité d’«employé/e de commerce CFC»
  • Avec profil M: en plus certificat de maturité professionnelle

1.3 Possibilités de perfectionnement

  • Ecole de maturité professionnelle (MP 2)
    Après la formation de base avec profil E, une année à temps plein (quatre jours de cours) ou deux ans en emploi (deux jours de cours) (autres informations de la Direction de l’instruction publique du canton de Berne)
  • Examen professionnel fédéral (EPF), examen professionnel fédéral supérieur (EPS) (conditions d’admission: expérience professionnelle, contrôles de connaissances; informations du SEFRI)
  • Ecole supérieure (conditions d’admission: CFC; informations du SEFRI), haute école spécialisée (conditions d’admission: CFC avec maturité professionnelle ou maturité et expérience professionnelle)

2. Domaines

Informatique et exploitation

1re année d’apprentissage, 1er semestre

Durant le premier semestre, vous aurez l’occasion de découvrir deux domaines en parallèle en travaillant certains jours pour le pool d’assistance Infrastructures du secteur Informatique (aile est du Palais fédéral) et d’autres jours au sein du domaine Exploitation & huissiers (Palais du Parlement).

2.1.1 Informatique, pool d’assistance Infrastructures

Le pool assistance a pour mission d’effectuer des travaux de secrétariat pour le domaine Informatique et les responsables de la sécurité. Il s’occupe notamment de l’achat du matériel informatique et des appareils destinés aux collaborateurs des Services du Parlement et aux députés, ainsi que de leur gestion.

En collaborant étroitement avec le domaine Informatique, vous aurez la possibilité d’acquérir de vastes connaissances en lien avec les divers programmes et processus. Les collaborateurs du domaine Informatique prendront le temps de vous présenter brièvement les fonctionnalités Office et la procédure applicable aux offres (partie d’un objectif d’apprentissage).

2.1.2 Exploitation et huissiers

Le domaine Exploitation joue un rôle central au sein des Services du Parlement. Outre certaines tâches de routine, les collaborateurs de ce domaine doivent faire face à de nombreuses situations imprévues au quotidien.

Le domaine Exploitation gère, entre autres, le centre de distribution interne du courrier, la centrale de matériel et toutes les clés des locaux du Palais fédéral.

Etant donné la grande diversité des tâches incombant au domaine Exploitation, vous serez amené/e à collaborer quotidiennement non seulement avec tous les autres domaines des Services du Parlement, mais aussi avec les députés, les fournisseurs externes et les différents organes fédéraux.
Les apprentis acquièrent une expérience précieuse au sein de ce service extrêmement dynamique.

2.2 Commissions

1re année d’apprentissage, 2e semestre

Au cours du deuxième semestre, vous aurez l’occasion de travailler au sein du secrétariat d’une commission, actuellement celui de la Commission de la science, de l’éducation et de la culture (CSEC), celui de la Commission de la sécurité sociale et de la santé publique (CSSS) ou celui de la Commission de l’environnement, de l’aménagement du territoire et de l’énergie (CEATE).
Les tâches de base sont les mêmes dans tous les secrétariats, seul le domaine traité change. La mission d’un secrétariat de commission consiste à effectuer toutes les tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement des commissions concernées du Conseil national et du Conseil des Etats.

Avant, pendant et après les séances de commission, vous exécuterez des tâches liées à l’organisation des travaux de la commission concernée, d’abord sous la houlette d’un ou d’une secrétaire, puis progressivement de manière autonome. Vous vous chargerez notamment de rédiger des invitations, de réserver des salles de séance, de désigner des procès-verbalistes, d’envoyer des textes au service de traduction et de prendre contact avec les représentants des médias ou d’autres personnes participant aux séances de commission. Une grande part de votre travail consistera à préparer et à envoyer les documents des séances aux personnes concernées avant les séances. Pour vous donner un ordre de grandeur, le Parlement a consommé 17millions de feuilles de papier en 2016, dont une grande partie a été utilisée par les commissions.

Les secrétariats de commission sont de petites équipes composées du secrétaire de commission et de son adjoint, dans certains cas d’un collaborateur scientifique, d’au moins un secrétaire administratif, lequel est également chargé du suivi des apprentis, et de stagiaires universitaires. Il va de soi que les postes en question sont occupés aussi bien par des hommes que par des femmes.

Les bureaux des trois secrétariats, qui collaborent étroitement, se trouvent dans l’aile ouest du Palais fédéral.

2.3 Ressources humaines & finances (RH & FI)

2e année d’apprentissage, 3e semestre

Lors du troisième semestre de la formation, vous aurez l’occasion de travailler au sein du domaine RH (service du personnel) et finances, à nouveau dans l’aile est du Palais fédéral.

Vous travaillerez principalement pour le domaine RH. Vous vous acquitterez de toutes les tâches liées au recrutement de personnel (offres d’emploi, gestion des candidatures, organisation des entretiens d’embauche), aux entrées en fonction (documents contractuels, autorisations, carte d’accès), au suivi du personnel (assurances sociales, déclarations d’accident, naissances, etc.) et aux départs (certificats de travail).

Comme vous pouvez le constater, le travail au sein du domaine RH s’annonce varié et très instructif!

Office fédéral de la protection de la population (OFPP)

2e année d’apprentissage, 4e semestre

Durant le quatrième semestre, vous aurez la possibilité de travailler dans un service de l’administration fédérale. Une rotation de postes est prévue avec l’OFPP (rattaché au Département fédéral de la défense, de la protection de la population et des sports). Celle-ci vous permettra d’atteindre des objectifs d’apprentissage que votre formation au sein des Services du Parlement ne vous aurait pas permis de remplir.

Ce semestre de rotation au sein d’un département vous permettra de découvrir de nouvelles tâches et d’élargir votre expérience professionnelle.

A l’OFPP, les apprentis des Services du Parlement auront notamment la possibilité de mettre en pratique leurs connaissances en comptabilité, tandis qu’aux Services du Parlement, les apprentis de l’OFPP découvriront le fonctionnement et les tâches du Parlement.

2.5 Secrétariat de la surveillance parlementaire sur les finances et le transit alpin (SPFA)

3e année d’apprentissage, 5e semestre

Le SPFA chapeaute les Commissions des finances (CdF) et la Délégation des finances (DélFin). Ces organes exercent, sur mandat des Chambres fédérales, la haute surveillance parlementaire sur les finances de la Confédération. Les CdF sont subdivisées en quatre sous-commissions, qui traitent une grande partie des objets soumis aux CdF. Outre leur mandat de haute surveillance, les CdF prennent position, à l’intention des commissions thématiques, sur des questions financières relatives à des projets de loi.

En tant qu’apprenti/e au sein du SPFA, vous vous occuperez de la sous-commission CdF-N3. Les tâches à effectuer pour le SPFA sont en grande partie identiques à celles à effectuer au sein des secrétariats des commissions thématiques; toutefois, vous travaillerez la plupart du temps de manière autonome et assumerez davantage de responsabilités.

L’équipe du SPFA est plus grande que celle des commissions thématiques: elle compte quinze collaborateurs, qui sont pour la plupart des collaborateurs scientifique ou des secrétaires administratifs, ainsi que des stagiaires. Ce service regroupe des personnes de tous âges et de tous horizons professionnels, ce qui crée un environnement de travail des plus enrichissants.

Les bureaux du SPFA se trouvent au deuxième étage de l’aile est du Palais fédéral.

2.6 Secrétariat général

3e année d’apprentissage, 6e semestre

Au sein du Secrétariat général, vous aurez entre autres un aperçu des tâches de la Direction, des secrétariats des conseils et des présidents du Conseil national et du Conseil des Etats. Le bureau du Secrétariat général se trouve dans le Palais du Parlement, juste à côté de celui du secrétaire général.

Les collaborateurs du Secrétariat général traitent le courrier du Secrétariat général, des secrétariats des conseils, du responsable du secteur Commissions & recherches et du Service juridique. Le Secrétariat général reçoit également divers journaux, des invitations à différents événements, des lettres de citoyens, des lettres adressées aux conseils et des lettres d’ambassades

Le Secrétariat général se charge en outre d’envoyer les invitations pour les séances du Bureau du Conseil national et du Bureau du Conseil des Etats ainsi que pour les séances de la Direction. Les procédures d’envoi sont similaires à celles appliquées par les secrétariats des commissions et obéissent aux principes suivants: plus d’efficience et moins de papier.

Les collaborateurs du Secrétariat général traitent les demandes de consultation de documents qu’ils reçoivent du Service juridique. A cet effet, ils doivent commander les procès-verbaux de commission relatifs à l’objet concerné auprès du domaine Exploitation, préparer une lettre d’accompagnement destinée à l’auteur de la demande et envoyer tous les documents à la bonne adresse.

Parallèlement à toutes ces tâches, ils gèrent également des projets à court terme, qui apportent un peu de variété dans la routine quotidienne. Ils organisent par exemple des événements ponctuels ou traitent des demandes émanant de collaborateurs, de députés ou de tiers.