Les CdF, chargées essentiellement de la gestion financière de la Confédération, procèdent entre autres à l’examen préalable du compte d’Etat, comme cela a été le cas ces derniers mois. Neuf postes de collaborateurs scientifiques et administratifs ainsi qu’un apprenti et un stagiaire universitaire sont nécessaires pour assurer, sur le plan opérationnel, la coordination des travaux des Commissions des finances (CdF), de la Délégation des finances (DélFin) et de la Délégation de surveillance de la NLFA (DSN). Voici un aperçu de leurs tâches.
L’examen des comptes, du côté du secrétariat
Une partie du travail est effectuée déjà bien avant que ne débute la procédure parlementaire. Le secrétariat planifie les séances des huit sous-commissions permanentes ainsi que des deux commissions plénières l’année qui précède l’examen du compte d’Etat, un exercice qui peut s’avérer difficile en raison du nombre important de séances à effectuer en l’espace de très peu de temps (cf.
deuxième partie de la présente série). Quelques semaines avant les séances des sous-commissions, le secrétariat se charge de régler les aspects liés à la logistique en organisant notamment les salles de réunion (en général au Palais fédéral) ou les rédacteurs des procès-verbaux des séances à venir – un francophone et un germanophone. En outre, le secrétariat prépare, en collaboration avec les présidents des organes concernés, le programme détaillé des séances et remet aux membres des sous-commissions ainsi qu’aux autres participants (notamment les représentants de l’administration fédérale et des entreprises de la Confédération devenues autonomes) une invitation formelle à la séance contenant les divers points mis à l’ordre du jour ainsi que les noms des personnes convoquées.
Palais fédéral est, siège du SPFA
Préparation de la documentation pour les parlementaires…
Par ailleurs, le secrétariat est chargé de réunir la documentation à l’intention des sous-commissions nécessaire à leur prise de décision. D’un côté, il s’agit des documents émanant du Conseil fédéral ou de l’Administration fédérale (p. ex. son message portant sur le compte d’Etat) ou des documentations complémentaires produites par les différents départements. De l’autre côté, le secrétariat procède à l’analyse matérielle du compte d’Etat et remet aux membres des commissions toute une série de documents et d’informations destinés à un usage interne dans le but de faciliter le travail de préparation du dossier des parlementaires. Pour assurer la bonne tenue des séances, les secrétaires des commissions et sous-commissions, en leur qualité de «bras droits» des présidents de ces organes parlementaires, élaborent le «scénario» des séances.
… et pour le président: le scénario
Ce scénario (en allemand «Drehbuch») est un document réunissant toutes les informations dont le président doit disposer pour diriger une séance. Le secrétariat y intègre des éléments d’ordre organisationnel et logistique (horaires détaillés, noms et fonctions des personnes présentes, repas, déplacements, etc.), d’ordre matériel (résumé des objets examinés y compris remarques du secrétariat) ainsi que les éléments relevant de la procédure et mécanique parlementaire (p. ex. procédure de vote en commission). Le scénario d’une séance est un document fouillé pouvant compter 50 pages ou plus ! Il est toujours rédigé dans la langue dans laquelle le président tiendra la séance. L’objectif principal du scénario est de faciliter la tâche du président de la séance en lui remettant un seul document contenant toutes les informations nécessaires afin qu’il ne doive pas chercher constamment les informations dans la foule de documents nécessaires à la préparation de la séance.
Le secrétaire en séance…
Durant la séance, le secrétaire prend place aux côtés du président afin de l’assister et le conseiller dans la conduite de la séance notamment du point de vue de la procédure. Ayant toujours tous les documents nécessaires sous la main, le secrétaire doit également être en mesure de répondre aux questions des membres de la commission qui souhaiteraient par exemple déposer des propositions d’amendement. La tâche principale du secrétaire pendant les séances est de s’assurer que la procédure soit respectée.
... après la séance
Le travail consécutif aux séances est déterminant: le secrétariat doit s’assurer que suite soit donnée aux décisions prises par les commissions et sous-commissions, qu’il s’agisse de décisions portant sur les objets traités ou par exemple les rapports complémentaires exigés par les organes parlementaires auprès de l’administration. Dans le cadre de séances de commissions plénières, le secrétariat rédige en collaboration avec le président un communiqué de presse dans le but d’informer le grand public des décisions prises par la commission. Par ailleurs, le secrétaire est également chargé de remettre aux participants aux séances (membres, administration fédérale, etc.) les procès-verbaux et de fournir les éléments nécessaires à la bonne conduite des débats aux conseils.
Travail en vue de la session
Les décisions des commissions sont inscrites dans un «dépliant», document de base pour la suite de la procédure dans les conseils. Il s’agit d’un tableau synoptique présentant le projet du Conseil fédéral ainsi que les décisions antérieures des conseils et les propositions de la majorité et de la minorité de la commission. Une fois n’est pas coutume, les Commissions des finances proposent cette année à leurs conseils une modification dans l’arrêté fédéral sur le compte d’Etat 2017 (cf. communiqués de presse de la
CdF-N et de la
CdF-E). Fait rare, cela a nécessité l’élaboration d’un dépliant portant sur le compte d’Etat 2017. Il est par contre plus fréquent que les suppléments au budget demandés par le Conseil fédéral au Parlement soient contestés et fassent l’objet de divergences entre les deux conseils. L’examen préalable effectué par les Commissions des finances a montré que cela n’a pas été le cas cette année, du moins pas en commission.
Ainsi s’achève cette série sur le compte d’Etat 2017. Merci de nous avoir suivi.