Le Parlement se fonde sur les prescriptions du Conseil fédéral et de l’Office fédéral de la santé publique en matière d’hygiène et de comportement. Les règles suivantes s’appliquent :

• Les personnes ayant présenté des symptômes d’une infection des voies respiratoires doivent encore rester chez elles 48 heures après la disparition des symptômes ; dans tous les cas, il faut qu’au moins dix jours se soient écoulés depuis l’apparition des symptômes.
• Les personnes ayant été en contact avec une personne souffrant d’une infection des voies respiratoires doivent rester chez elles pendant dix jours à compter du moment où débute l’isolement de la personne malade.

Il n’y a pas d’obligation de mettre en quarantaine tous les députés et les collaborateurs présents dans les locaux du Parlement.

La session extraordinaire est organisée de sorte que toutes les prescriptions en matière d’hygiène et de comportement puissent être respectées. À cet égard, la responsabilité individuelle et le comportement de chacun revêtent une importance particulière : un comportement responsable est attendu de la part de tous.

Selon, l’estimation actuelle, les coûts s’élèveront à 3,125 millions de francs au total. Le budget table sur cinq jours de session et prévoit les dépenses suivantes : infrastructures : 2,12 millions de francs (location et équipement des salles de Bernexpo : 2,074 millions de francs ; location de salles de séance pour préparer la session à l’hôtel Bellevue : 43 200 francs) ; installations techniques : 375 000 francs (dispositifs de vote, enregistrement des débats, Bulletin officiel, informatique, visioconférence, etc.) ; sécurité : 430 000 francs (Office fédéral de la police, Securitas, mesures sanitaires) ; divers : 200 000 francs (frais de personnel supplémentaires, restauration, réserves, etc.).

Un seul local adapté aux séances de commission

La capacité du Palais du Parlement a drastiquement diminué à la suite des prescriptions de distance sociale de l’Office fédéral de la santé publique. Parmi les quinze salles de séance, seule une, la salle 301 située au troisième étage, est assez grande pour accueillir les 13 membres des commissions du Conseil des Etats (et des collaborateurs des services du Parlement).

Salles des conseils

Si l’on respecte la distance sociale de deux mètres entre chaque personne, la salle du Conseil national a une capacité de 41 personnes et la salle du Conseil des Etats, de 20 personnes. Toutefois, en raison de leur équipement technique, ces deux salles ne sont utilisables que de manière très limitée pour les séances de commission.

En dehors du Palais

À l’extérieur du Palais du Parlement, le Salon Royal de l’Hôtel Bellevue peut accueillir 36 personnes. Cette salle est à l’heure actuelle régulièrement utilisée pour les séances des commissions du Conseil national.

Site de BernExpo pour la session extraordinaire

La session de printemps a été interrompue car il n’était plus possible de garantir l’application, durant les débats des Chambres fédérales, des nouvelles prescriptions de l’Office fédéral de la santé publique sur l’hygiène et le comportement à adopter durant la pandémie. En revanche, les conseils pourront tenir début mai une session extraordinaire sans risque sanitaire dans la halle de BernExpo, dont la surface atteint 5200 mètres carrés.

Selon les informations disponibles, aucune session n’a été annulée pour des raisons sanitaires ou politiques. Par contre, il est souvent arrivé, en particulier au XIXe siècle, que des sessions soient interrompues puis reprennent (cf. annonce de l’ATS du 16 mars 2020, uniquement en allemand). La liste de toutes les sessions depuis 1848 atteste de l’irrégularité des séances de l’Assemblée fédérale au XIXe siècle et de la fréquence des interruptions de sessions, sessions qui reprenaient plus tard sous forme de « suite » : https://www.parlament.ch/fr/ratsbetrieb/sessions/sessions-anterieures

Bien que les logiciels Microsoft Teams et Skype for Business soient différents quant à la manière de les utiliser, leurs fonctions présentent de nombreuses similitudes. Tous deux permettent en effet de communiquer par messagerie instantanée, par téléphone et par vidéo. Le logiciel Skype utilisé par les Services du Parlement comprend les mêmes fonctions que Microsoft Teams.
Microsoft prévoit d’intégrer la totalité des fonctions de Skype for Business dans Teams d’ici à 2021 au plus tard. Il proposera officiellement Skype for Business ainsi que l’assistance pour ce logiciel jusqu’au 14 octobre 2025. Microsoft Teams a été optimisé pour Office 365 et les services cloud Azure. Le logiciel fonctionne dans un cloud et non plus sur place, dans un centre de calcul propre ou sur une infrastructure propre, comme Skype. Notre infrastructure Skype est conçue pour la charge supplémentaire actuelle et elle peut la gérer.
Les Services du Parlement utilisent les produits de communication et l’infrastructure choisis par l’Unité de pilotage informatique de la Confédération (UPIC), ce qui inclut Skype dans le domaine de la communication vocale. L’évaluation de ces produits a eu lieu dans le cadre d’une analyse stratégique et d’un appel d’offres public.
L’administration fédérale et les Services du Parlement exploitent le système de communication Skype sur leurs propres infrastructures, dans leurs propres centres de calcul. Cette solution répond parfaitement aux exigences de sécurité et de stabilité. L’intégration de la plateforme Office 365 et des services cloud Azure sera planifiée sous l’angle stratégique par l’UPIC, puis progressivement réalisée sur les postes de travail. Entre-temps, il y aura lieu de procéder à différentes investigations, d’examiner les conditions à remplir et de préparer les interfaces.
L’administration fédérale et les Services du Parlement ne disposent officiellement de la plateforme Office 365 et des services cloud Azure que depuis le 30 mars 2020. L’utilisation de Microsoft Teams requiert une licence Office 365.
Microsoft et la plupart des autres fournisseurs sont soumis à la loi américaine connue sous le nom de Cloud Act. La question de savoir quelle approche l’administration fédérale et les Services du Parlement doivent adopter à cet égard n’a pas encore été éclaircie à ce jour.

En tant qu'autorité suprême (art. 148 al. 1 Cst.), le Parlement a le droit de se réunir en tout temps, même si le Conseil fédéral a ordonné des mesures qui interdisent les réunions d’une manière générale. La Constitution prévoit également des tâches pour le Parlement dans les situations d'urgence, ce qui signifie qu'il doit pouvoir se réunir. Selon l'article 33 de la loi sur le Parlement (LParl), les bureaux sont chargés de convoquer les conseils nationaux et aux Etats. Les bureaux planifient les activités des conseils. Les présidents des conseils, respectivement la Délégation administrative exercent le droit de disposer des locaux. Ainsi, seuls les organes parlementaires sont responsables des mesures d'hygiène dans le Palais du Parlement.

Selon la Constitution fédérale, le Conseil fédéral peut édicter toutes les ordonnances et prendre toutes les décisions nécessaires si l'ordre public est gravement perturbé. C'est actuellement le cas avec la crise de coronavirus. Le droit de nécessité basé sur la Constitution fédérale ou la loi sur les épidémies indique que le Conseil fédéral peut édicter des ordonnances temporaires. Ainsi, une ordonnance de nécessité du Conseil fédéral cesse d’être en vigueur au bout de six mois, à moins que le Conseil fédéral ne l'ait soumise à l'approbation de l'Assemblée fédérale ou n'ait présenté un projet d'acte pour son intégration au droit ordinaire.
L'Assemblée fédérale dispose, pour préserver la sécurité intérieure et extérieure, d’une compétence parallèle lui permettant d’édicter des ordonnances de nécessité. Cet instrument est à la disposition de l'Assemblée fédérale lorsqu'il est nécessaire et urgent d’établir une réglementation, mais qu’aucune base légale n’existe à cet effet. Une ordonnance de nécessité parlementaire n'est pas sujette au référendum. Les ordonnances de nécessité de l'Assemblée fédérale deviennent caduques au plus tard trois ans après leur entrée en vigueur. L'ordonnance de nécessité parlementaire a pour but de remplacer les ordonnances de nécessité du Conseil fédéral afin de conférer aux mesures correspondantes une plus grande légitimité démocratique et de garantir à l'Assemblée fédérale la possibilité de contrôler et de corriger les mesures prises par le Conseil fédéral. Les mesures du Parlement ont priment celles du Conseil fédéral.
L'impulsion pour l'adoption d'une ordonnance de nécessité parlementaire peut venir soit du Conseil fédéral, soit du Parlement lui-même (par le biais d'une initiative parlementaire).

Un quart des membres de l’un des conseils ou 25 membres du Parlement peuvent demander la convocation des conseils en session extraordinaire. Ce droit permet au Conseil fédéral ou à une minorité de l’une des chambres de participer activement à la définition du calendrier parlementaire (art. 151 Cst.). Toutefois, les conseils sont convoqués par leurs bureaux. Ces derniers déterminent la date et l'ordre du jour de la session ; ils peuvent compléter les objets soumis à délibération désignés par les auteurs de la proposition conformément à l'article 2 alinéa 3 de la loi sur le Parlement par d’autres objets.

Afin de garantir que le Parlement puisse également respecter les règles de conduite et d'hygiène édictées par le Conseil fédéral, la session spéciale dès le 4 mai 2020 aura lieu à la Bern Expo.
Conformément à la loi sur le Parlement (LParl), le Parlement se réunit à Berne. Toutefois, cela ne doit pas nécessairement se faire dans le Palais du Parlement.

La date de la session d'été (2 au 19 juin) est maintenue jusqu'à nouvel ordre.

Il est du ressort des bureaux des conseils (art. 33 LParl) de convoquer les sessions et de décider de leur longueur et de l’ordre du jour.

Les commissions ne peuvent pas décider de se réunir avec un nombre réduit de membres. Tous les membres des commissions permanentes ont été élus pour la durée de la législature entière. L'obligation d'assister aux réunions des commissions (art. 10 LParl) donne également à chaque membre élu le droit d'assister aux réunions des commissions.
Les membres des commissions peuvent toutefois se faire remplacer pour une séance par un autre membre de leur groupe politique. Les commissions peuvent également exercer leurs fonctions si certains de leurs membres ne sont pas présents sans être remplacés (voir « Quand et comment les conseils et les commissions peuvent-ils prendre des décisions »).

La Constitution fédérale et la loi sur le Parlement exigent la présence physique de la majorité des membres lors d'une des conseils pour que les décisions de l'Assemblée fédérale soient valides. Selon l'article 159 de la Constitution fédérale les conseils ne peuvent délibérer valablement que si la majorité de leurs membres est présente.
Le cadre juridique est moins rigide dans le cas des commissions, car elles ne prennent normalement pas de décisions mais soumettent des propositions à leur conseil. Dans ces cas, aucun quorum n'est requis.

En cas d'urgence, le Conseil fédéral peut exceptionnellement débloquer des crédits avant qu'ils ne soient approuvés par l'Assemblée fédérale. Pour ce faire, il obtient au préalable l'approbation de la Délégation des finances (DélFin). Si la DélFin donne son accord, le Conseil fédéral peut contracter un engagement ou effectuer la dépense. Le Conseil fédéral soumet les crédits urgents à l'Assemblée fédérale pour approbation ultérieure : soit lors d’une session ordinaire, soit lors d’une session extraordinaire, si une telle session est demandée.

Le 16 mars 2020, le Conseil fédéral a décidé de faire appel à un contingent pouvant aller jusqu’à 8000 membres de l’armée en service d'appui aux autorités civiles, conformément à la loi sur l'armée (art. 67ss. LAAM). Si plus de 2000 membres de l’armée sont appelés ou si l’engagement dure plus de trois semaines, l'Assemblée fédérale doit approuver l’engagement lors de la prochaine session ordinaire. Si l’engagement se termine avant la session, le Conseil fédéral présente un rapport à l'Assemblée fédérale.

Le 20 mars 2020, le Conseil fédéral a publié une ordonnance sur la suspension des délais pour les initiatives populaires. Aucune signature ne peut être recueillie tant que les délais sont suspendus. Par ailleurs, aucune attestation de signature n’est délivrée. La suspension des délais est en vigueur depuis le 21 mars 2020 et durera jusqu'au 31 mai 2020. Le Conseil fédéral a également annulé la votation populaire du 17 mai 2020.