Ultimati gli accertamenti sulla questione delle e-mail irreperibili all’interno della Segreteria generale del Dipartimento federale dell’interno (SG DFI), la Commissione della gestione del Consiglio degli Stati (CdG-S) ha constatato che nell’Amministrazione federale non sono previste norme uniformi sulla classificazione e l’archiviazione dei documenti e che occorre quindi fare chiarezza a questo riguardo. La Commissione è inoltre giunta alla conclusione che sia necessario rafforzare il diritto di consultare documenti di cui dispone l’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT).

In seguito ad accuse mosse nel contesto della pubblicazione del rapporto delle CdG «Accertamenti sul tentativo di estorsione ai danni del consigliere federale Alain Berset»1, il 6 luglio 2022 la CdG-S ha avviato un’indagine sulla presunta scomparsa o soppressione di e-mail all’interno della SG DFI. Prendendo le mosse dal caso in questione, ha svolto accertamenti sulle norme applicabili alla conservazione e all’archiviazione di documenti nell’Amministrazione federale, nonché sulle disposizioni e sulle procedure relative all’accesso ai documenti previste dalla legge sulla trasparenza (LTras). Pubblicato quest’oggi, il rapporto ​rivolge cinque raccomandazioni al Consiglio federale.

Scarsa coerenza tra due leggi federali

La CdG-S ha constatato che la classificazione e l’archiviazione di documenti, nonché l’accesso a questi sono disciplinati da diversi atti normativi. La materia regolata da tali atti è molto eterogenea e la terminologia utilizzata non è uniforme. La CdG-S è perciò dell’avviso che occorra fare chiarezza sul rapporto tra le disposizioni della legge sull’archiviazione (LAr) e quelle della LTras. Ritiene inoltre necessario esaminare la questione dell’accesso ai documenti che presentano un nesso sia con la funzione sia con la sfera privata, in particolare per quanto riguarda i magistrati, e invita il Consiglio federale a vagliare l’opportunità di modificare le disposizioni legali in materia.

Norme applic​​abili in caso di partenza di un collaboratore

La CdG-S chiede inoltre al Consiglio federale di esaminare se sia opportuno adottare misure specifiche in materia di conservazione e archiviazione per il caso in cui un collaboratore ponga fine al rapporto di lavoro con la Confederazione. A suo giudizio disposizioni di questo tipo andrebbero previste in particolare per i quadri superiori.

Accesso a docu​menti digitali eliminati

La questione all’origine degli accertamenti, vale a dire la domanda di accesso a e-mail presumibilmente scomparsi o eliminati, ha inoltre indotto la CdG-S ha esaminare più da vicino le disposizioni concernenti la soppressione e il recupero dei dati digitali dopo la partenza di un collaboratore dell’Amministrazione federale. La Commissione ritiene che l’attuale termine di conservazione di quattro mesi e mezzo sia insufficiente. A seconda della posizione gerarchica dell’interessato, è infatti necessario del tempo per accertare se i dati in questione abbiano valore archivistico o siano pertinenti agli affari. La CdG-S invita pertanto il Consiglio federale a esaminare la possibilità di prolungare i termini di conservazione dei dati digitali dei collaboratori che lasciano il posto di lavoro.

Precisazi​one del campo d’applicazione materiale della LTras

Nel corso degli accertamenti, la CdG-S ha rilevato che in dottrina e in giurisprudenza vi è disaccordo quanto all’applicabilità della LTras ai procedimenti penali già conclusi. Invita pertanto il Consiglio federale a fare chiarezza sul campo d’applicazione materiale della LTras e, se necessario, a precisarlo in occasione della prossima revisione della legge.

Diritto d’intervento o di pronu​nciare decisioni dell’IFPDT

La CdG-S ha inoltre constatato che secondo la legislazione in vigore l’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) non dispone di diritti di consultazione sufficientemente ampi. A giudizio della Commissione, per adempiere al proprio mandato di mediazione l’IFPDT dovrebbe poter accedere a tutti i documenti e dossier, così da poter verificare se questi abbiano carattere ufficiale. La CdG-S invita quindi il Consiglio federale a vagliare l’opportunità di modificare la LTras riconoscendo all’IFPDT un diritto di intervento o un diritto di pronunciare decisioni nei casi in cui il suo diritto di consultazione non venga rispettato.

Alla luce degli accertamenti compiuti, la CdG-S è giunta alla conclusione che non sia possibile stabilire con certezza quante delle e-mail non reperibili siano realmente esistite e siano in tal caso state cancellate. Rileva a questo proposito che, negando all’IFPDT l’accesso ai documenti, la SG DFI è venuta meno agli obblighi previsti dalla LTras. La Commissione ritiene vi sia motivo di presumere che le e-mail in questione non fossero esclusivamente di natura privata e che avessero attinenza anche con il ruolo del capo del Dipartimento. Per i motivi suesposti non è possibile determinare se le e-mail avessero valore archivistico.

Presieduta dal consigliere agli Stati Matthias Michel (PLR / ZG), la Commissione si è riunita a Berna il 10 ottobre 2023.

1 Si veda il rapporto delle CdG del 14 giugno 2022 (FF 2022 2083).

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