C’est une réunion au sommet. Philippe Schwab, secrétaire général de l’Assemblée fédérale, Martina Buol, secrétaire du Conseil des Etats, et Pierre-Hervé Freléchoz, secrétaire du Conseil national, accompagnés de leurs adjoints, ont rendez-vous dans le bureau de Philippe Schwab. Il est 8 heures du matin et le compte à rebours a commencé: dans 6 semaines a lieu la prochaine session parlementaire.

Pour bien comprendre ce qui se joue ici, revenons un peu en arrière: au vendredi qui précède.

Les commissions sont la source

Ce vendredi-là – 6 semaines et 3 jours avant la session –, les 12 secrétariats des commissions parlementaires doivent avoir complété la «Geschäftsverwaltung» – la banque de données des objets parlementaires.

Concrètement, chacun des douze secrétaires analyse les objets en cours de traitement dans les commissions dont il a la charge. Dans la banque de données, il annonce ceux qui sont prêts à être traités à la prochaine session, faisant une mention particulière pour ceux dont le traitement pourra se terminer à ce moment-là – parce qu’il y a peu de divergences, ou parce que leur élimination est déjà à un stade avancé. Le secrétaire estime également le temps nécessaire au conseil pour traiter l’objet.

C’est ici, au niveau du travail en commission, que se situe la principale marge de manœuvre politique. En effet, au-delà des délais impératifs à respecter – par exemple, une initiative parlementaire à laquelle il a été donné suite doit être traitée dans les deux ans, certains accords internationaux doivent être ratifiés rapidement, etc. –, les commissions peuvent traiter un objet plus ou moins rapidement, selon leur appréciation de son urgence.

Annonce par le secrétariat de la Commission des transports et télécommunication du Conseil des Etats (CTT-E/KVF-SR) d’un objet dans la banque de données. Dans l’encart rouge: la session pour laquelle l’objet sera prêt (SoSe18 = session d’été 2018) et l’estimation du temps que prendra son traitement (120 minutes).

La première étape est close. C’est maintenant au tour de Martina Buol et Pierre-Hervé Freléchoz d’entrer en action.

A chaque conseil ses objets

Le lundi suivant, chacun des deux secrétaires extrait de la banque de données les objets qui concernent son conseil. Ils intègrent également ceux qui ne sont pas examinés au préalable par les commissions (les motions au 1er conseil, les postulats et les interpellations), en estimant le temps nécessaire pour leur traitement. Puis ils répartissent l’ensemble par département, ce qui leur permet d’évaluer le nombre d’heures de séance à attribuer à chacun d’entre eux.

Les deux secrétaires notent ensuite les objets prioritaires. Cela concerne d’abord les objets classés «né» ou «én» (= Conseil national puis Conseil des Etats, ou l’inverse) qui doivent être traités par les deux conseils pendant la même session. La situation est rare et concerne soit des objets qui sont examinés à intervalles réguliers, comme le budget, les comptes ou le rapport de gestion du Conseil fédéral, soit des objets déclarés urgents («lex USA», par exemple). Il s’agit ensuite des objets pour lesquels l’élimination des divergences pourra se terminer pendant la session, et qui passeront en vote final à la fin de celle-ci (ce qui nous renvoie à la «mention particulière» des secrétaires de commission). Les autres «urgences» des commissions sont prises en compte après ces deux priorités.

Vient enfin l’agenda des conseillers fédéraux. Le Parlement est prioritaire; nos ministres sont tenus d’être disponibles pour les sessions. Il arrive cependant qu’ils soient forcés de s’absenter. Les secrétaires des conseils tiennent compte de ces absences dans leur programmation.

Liste de présence des conseillers fédéraux pour la session de printemps.

Martina Buol et Pierre-Hervé Freléchoz ont désormais en main toutes les informations nécessaires:

• la liste des objets prêts à être traités,
• celle des objets prioritaires, à placer tôt dans le programme de session,
• le nombre d’heures à attribuer à chaque département,
• les absences des chefs de département.

La deuxième étape vient de se terminer. Le rendez-vous des trois secrétaires peut avoir lieu.

Une journée pour tout coordonner

Il est donc 8 heures, 6 semaines moins un ou deux jours avant la session. Martina Buol, sa liste à la main, commente: «Il me faut trois jours avec le Département fédéral de justice et police, deux avec le Département fédéral de l’intérieur, …» et ainsi de suite pour tous les départements.

La session, c’est trois semaines de 4 jours – mettons ici de côté le dernier vendredi, celui des votes finaux. Les deux secrétariats se répartissent les présences des chefs de département sur ces 12 jours, en prenant soin que les «navettes» nécessaires puissent avoir lieu entre les conseils. La séance de coordination est terminée; elle aura duré moins d’une heure.

Chaque équipe retourne à présent dans ses locaux et complète le reste du programme. Si le chef du Département fédéral de l’intérieur est inscrit au Conseil national le jeudi de la première semaine et le mardi de la seconde, le secrétaire va introduire dans ces journées tous les objets liés à ce département. Opération qu’il va répéter pour chaque département.

A la fin de cette journée, les deux équipes se revoient et règlent les derniers détails de leur coordination – le programme est là!

Les retouches…

En fin de semaine, le programme est envoyé aux secrétariats des commissions. Ceux-ci vérifient que tous leurs objets y figurent et que toutes les informations sont correctes (rapporteurs, catégorie de traitement [pour le Conseil national], temps de traitement, objets dont la thématique est similaire et qu’il faut traiter ensemble). Jusqu’au mardi suivant, le programme est retouché sur la base de leurs remarques. Les secrétariats des conseils informent ensuite les secrétaires des groupes parlementaires.

Puis vient la dernière étape: la réunion des Bureaux. Celle-ci a lieu deux semaines et trois jours avant le début de la session. Plusieurs commissions ont siégé depuis l’élaboration du projet, faisant avancer certains objets plus vite que prévu, ou moins vite: c’est le moment des dernières retouches. C’est aussi le moment, pour les Bureaux, d’intervenir pour demander des modifications dans le programme. Le Conseil national étant souvent confronté à une liste d’objets à traiter plus importante que le temps à disposition, c’est en particulier son bureau qui va demander la planification de certains objets, à la place d’autres qu’il faudra reporter à la prochaine session. Ces modifications enregistrées, le programme est prêt.
Le soir même, il apparaît sur le site du Parlement (Conseil national et Conseil des Etats).

Même si, le premier jour de la session, les Bureaux mettent encore une fois les programmes à jour, l’essentiel est fait. Les acteurs – parlementaires, conseillers fédéraux, lobbyistes, journalistes, citoyens, peuvent se préparer pour l’événement.

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