«Der Ratssaal dient den Beratungen des Ständerates. Diese sind geprägt von einer Kultur des Dialogs und des gegenseitigen, respektvollen Zuhörens. […] Die Vorzimmer sind in erster Linie ein Arbeitsort für die Ratsmitglieder.» Das Büro ruft diese Grundsätze in Erinnerung und hat sie gleichzeitig aktualisiert. Zentrale Neuerung: die Lobbyisten haben nur noch in Begleitung eines Mitglieds des Ständerates Zutritt zu den Vorzimmern.

​Das Büro des Ständerates hat sich eingehend mit dem Arbeitsumfeld und den Arbeitsbedingungen des Rates befasst. Es bekräftigt die seit langem bewährten Grundregeln zur Gewährleistung eines reibungslosen Ratsbetriebs und hat die erforderlichen Anpassungen vorgenommen.

Im Ständerat, mit einer geringeren Zahl an Mitgliedern, wo alle von ihrem Platz aus sprechen und die Wortmeldungen nicht übersetzt werden, herrscht eine Kultur des Dialogs und des gegenseitigen Zuhörens. Die Debatte im Plenum hat trotz der Vorarbeiten der Kommissionen für die Meinungsbildung wesentliche Bedeutung. Diese Diskussionskultur ist keine Selbstverständlichkeit und es gilt, ihr Sorge zu tragen. Deshalb sind alle Personen, die während der Sitzungen im Ratssaal anwesend sind, gebeten, sich so zu verhalten, dass die Beratungen nicht gestört werden. Laptops bleiben weiterhin verboten, allerdings dürfen die Ratsmitglieder inskünftig andere elektronische Geräte wie Tablets benutzen, um Dokumente zu konsultieren.

Im Gegenzug müssen die Ratsmitglieder in den Vorzimmern ungestört arbeiten können - deren Raumgestaltung wird derzeit überprüft. Medienschaffende können wie bisher die politischen Akteure treffen und kurze Interviews mit den Mitgliedern des Ständerates und des Bundesrates führen.

Personen mit einer Zutrittskarte dürfen inskünftig die Vorzimmer nur betreten, wenn sie von einem Ständeratsmitglied eingeladen und begleitet werden. Diese Regel soll den Zutritt von Vertretern von Interessengruppen (Lobbyisten) zu den Vorzimmern einschränken.

Diese Überlegungen des Büros führten zur Verabschiedung einer kurzen Weisung des Ratspräsidenten.

Der Zutritt zum Ratssaal und zu den Vorzimmern sowie das Verhalten der Anwesenden ist Gegenstand einiger Bestimmungen des Geschäftsreglements des Ständerates (GRS, SR 171.14). Diese Bestimmungen können gemäss Artikel 47 Absatz 5 GRS vom Ratspräsidenten näher umschrieben werden. Das Büro hat eine allgemeine Kompetenz für die Organisation des Ratsbetriebs (Art. 6 GRS); es steht regelmässig im Austausch mit den Kontaktpersonen der Gruppen des Ständerates.