Le 6 juillet 2022, à la suite d’allégations dans le contexte de la publication par les CdG du rapport « Clarifications concernant la tentative de chantage à l’encontre du conseiller fédéral Alain Berset »1, la CdG-E a démarré son enquête sur la disparition ou suppression présumée de courriels au sein du SG-DFI. Sur la base de ce cas concret, elle a mené des clarifications concernant les règles applicables à la conservation et à l’archivage de documents au sein de l’administration fédérale ainsi que concernant les prescriptions et procédures d’accès à des documents officiels en application de la loi sur la transparence (LTrans). Publié aujourd’hui, le
rapport de la CdG-E contient cinq recommandations au Conseil fédéral.
Déficit de cohérence entre deux lois fédérales
Les investigations menées par la CdG-E ont montré qu’il existe différentes règlementations en matière de classement, d’archivage ainsi que d’accès aux documents. Ces domaines de règlementations sont conçus de manière hétérogène et ne disposent d’aucune terminologie commune. La CDG-E est donc d’avis que la relation entre les dispositions de la loi fédérale sur l’archivage (LAr) et de la LTrans devrait faire l’objet de clarifications. Par ailleurs, la commission estime également nécessaire de réexaminer le droit de consultation des documents qui ont un lien tant avec la fonction qu’avec la sphère privée, notamment en ce qui concerne les magistrates et les magistrats. Elle demande au Conseil fédéral d’examiner une adaptation du droit applicable.
Règlementation lors du départ de collaborateurs ou de collaboratrices
La CdG-E demande également au Conseil fédéral de considérer des mesures particulières en matière de conservation et d’archivage pour les collaborateurs ou collaboratrices de l’administration fédérale quittant leurs fonctions. Selon elle, une telle règlementation devrait notamment être prévue pour les cadres supérieurs.
Accès aux documents électroniques supprimés
L’élément déclencheur de ces investigations, à savoir la demande de consultation de courriels présumés disparus ou détruits, a également amené la CdG-E à se pencher sur la question des prescriptions en matière de suppression et de récupération de données électroniques après le départ de collaborateurs ou collaboratrices de l’administration fédérale. Elle considère que le délai actuel de conservation de quatre mois et demi est, selon la position hiérarchique, insuffisant, la valeur archivistique ou l’importance pour les affaires de certaines données ne pouvant être reconnues qu’après un certain temps. La commission demande donc au Conseil fédéral de clarifier s’il convient de prolonger le délai de conservation des données électroniques de collaborateurs et collaboratrices quittant leurs fonctions.
Clarification du champ d’application matériel de la LTrans
Dans le cadre de ses travaux, la CdG-E a constaté que tant du côté de la doctrine juridique que de celui de la jurisprudence, il existait un désaccord sur l’applicabilité de la LTrans aux procédures pénales closes. Elle demande donc au Conseil fédéral de clarifier si le champ d’application matériel de la LTrans devrait être précisé à l'occasion de sa prochaine révision.
Droit d'intervention ou de décision du PFPDT
La CdG-E a aussi constaté au cours de son enquête que le droit de consulter les documents dont jouit le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) n’était pas suffisamment aménagé dans le droit en vigueur. Elle estime que le PFPDT devrait disposer, dans le cadre de procédures de médiation, de la possibilité de vérifier le caractère officiel de tous les documents et dossiers afin de pouvoir remplir son mandat légal. De l'avis de la CdG-E, le Conseil fédéral devrait donc examiner une modification de la LTrans conférant au PFPDT un droit d'intervention ou de décision lorsque son droit de consulter les documents n’est pas respecté.
Au terme de ses investigations, la CdG-E arrive à la conclusion qu’il n’est pas possible de savoir avec certitude dans quelle mesure les courriels introuvables ont existé et si une partie d’entre eux pourrait avoir été détruite. Elle relève à cet égard qu’en refusant au PFPDT l’accès à ces documents, le SG-DFI n’a pas respecté les obligations légales qui lui incombaient en vertu de la LTrans. La CdG-E estime qu’il faut partir du principe que les courriels en question n’étaient pas seulement de nature privée, mais qu’ils avaient également un lien avec la fonction de chef de département. Pour les raisons exposées ci-dessus, il n’est donc pas possible de savoir avec certitude si les critères de la valeur archivistique étaient remplis.
La commission a siégé le 10 octobre 2023 à Berne, sous la présidence du conseiller aux États Matthias Michel (PLR / ZG).
1 Voir : Rapport des CdG du 14 juin 2022 (FF
2022 2083)